Formation event planner : organiser des événements pour particuliers et entreprises
Un anniversaire surprise, un séminaire de 200 personnes, l’inauguration d’une boutique : derrière chaque événement réussi, il y a quelqu’un qui a tout prévu. Cette formation vous apprend à être cette personne, et à facturer ce travail.
- Qualifier une demande et rédiger un cahier des charges
- Bâtir un univers visuel et le présenter sur une planche d’inspiration
- Sélectionner la salle et coordonner les prestataires
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modules en 4 parties, du premier client au jour J
Event planner : le chef d’orchestre de l’événement
Particulier ou entreprise, votre client arrive avec une date et une envie. Il repart avec un événement dont ses invités parlent encore. Entre les deux, quatre missions que vous apprenez une par une.
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Comprendre la demande
Objectif, public, budget, contraintes du lieu : vous posez les bonnes questions et vous rédigez un cahier des charges que le client valide avant toute réservation.
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Imaginer le concept
Thème, ambiance, déroulé : vous présentez une proposition visuelle claire qui fait dire oui au client et qui guide ensuite tous les prestataires.
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Réserver et coordonner
Lieu, traiteur, décor, animation, technique : vous choisissez, vous négociez et vous tenez un rétroplanning partagé jusqu’à la veille de l’événement.
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Piloter le jour J
Montage, accueil, timing, démontage : vous êtes sur place pour que tout se déroule comme prévu, puis vous faites le bilan avec le client pour décrocher le suivant.
Le programme de la formation event planner
Quatre étapes qui suivent le cheminement d’un projet, puis celui de votre propre activité. Retrouvez le programme complet sur formation-event-planner.fr.
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Poser les bases du métier
Votre posture et votre connaissance du secteur.
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Module 1
Adopter la posture d’une dirigeante
Se voir comme la responsable de son activité, avec un cap fixé.
- Quitter le réflexe de salariée pour penser comme une dirigeante
- Définir ce qui rend votre style reconnaissable
- Donner aux clients une vraie raison de vous préférer
- Découper vos ambitions en petites étapes réalistes
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Module 2
Cartographier le secteur et ses clients
Savoir quel marché vous visez avant votre premier devis.
- Où en est l’événementiel en France et vers quoi il évolue
- Fêtes privées, sociétés, galeries marchandes, acteurs professionnels : ce que chacun attend
- Les journées types, les débouchés et les contraintes du métier
- Proposer des événements plus respectueux de l’environnement, avec des gestes concrets
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Du premier contact au concept
Écouter, imaginer, décorer et s’entourer.
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Module 3
Transformer une demande en cahier des charges
Poser les bonnes questions pour chiffrer juste.
- Trier les demandes reçues et repérer les clients sérieux
- Conduire un rendez-vous pour faire émerger le besoin réel
- Répondre à une consultation d’entreprise avec une offre structurée
- Écrire le cahier des charges et le budget poste par poste
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Module 4
Inventer un univers visuel
Une idée forte, montrée avec des visuels soignés.
- Trouver un fil conducteur et un thème porteur
- Jouer avec les teintes, les volumes et l’équilibre pour un décor cohérent
- Monter une planche d’inspiration et un visuel en 2D ou 3D avec Canva
- Répartir les zones de l’événement et prévoir des temps d’animation
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Module 5
Proposer des décors et des services qui se vendent
Des prestations de décoration qui relèvent le niveau d’un événement.
- Choisir les décors adaptés au type de fête ou d’événement
- Suivre un cas réel de coin enfants et de mise en scène haut de gamme, de la demande à l’installation
- Personnaliser les imprimés aux couleurs d’un client ou d’une marque
- Décider entre faire soi-même, acheter ou louer du matériel, et vendre la location
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Module 6
Constituer son carnet de prestataires
Savoir qui appeler, pour quoi, et comment le garder.
- Repérer les métiers à mobiliser sur un événement
- Sélectionner la salle, premier facteur de réussite
- Suivre chaque intervenant de la réservation jusqu’au dernier jour
- Poser des accords écrits et entretenir de bonnes relations
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Mener le projet sur le terrain
Du calendrier de préparation à la clôture de l’événement.
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Module 7
Bâtir le calendrier et la logistique d’installation
Un planning à rebours qui sécurise la préparation.
- Dresser un calendrier à rebours avec un diagramme de Gantt et une note qui résume le projet
- Reconnaître le lieu avant l’événement : mesures, accès, règles de sécurité
- Ordonner le montage heure par heure
- Préparer les listes de matériel, le chargement et le trajet
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Module 8
Tenir le jour J et clore proprement
Garder la main pendant l’événement puis en tirer les leçons.
- Diriger l’équipe en suivant le déroulé minute par minute
- Prévoir les incidents possibles et les solutions de repli
- Démonter, recompter le matériel et le ranger
- Recueillir l’avis du client et le transformer en recommandation
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Vivre de son activité
Prix, cadre légal, image et recherche de clients.
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Module 9
Fixer ses prix et bâtir ses offres
Des tarifs assumés et des formules lisibles.
- Se sentir légitime à facturer son travail
- Exemples de grilles de prix et calcul du coût du matériel
- Composer des formules et rédiger la proposition commerciale
- Se différencier des autres prestataires
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Module 10
Immatriculer son activité et sécuriser ses documents
Statut, démarches et paperasse expliqués simplement.
- Comparer les statuts et ouvrir une micro-entreprise étape après étape
- Une fois le numéro Siret reçu : compte bancaire, responsabilité civile professionnelle, médiation de la consommation
- Rédiger devis, factures et contrats prévoyant un acompte
- Préparer vos CGV et votre contrat de location de matériel
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Module 11
Construire l’image de son agence
Une identité reconnaissable et des preuves de votre savoir-faire.
- Choisir la clientèle visée : familles, sociétés ou professionnels du commerce
- Créer un nom, un logo et des codes graphiques homogènes
- Réunir des réalisations pour un book, avec une séance photo d’inspiration
- Développer les recommandations et viser des prestations plus haut de gamme
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Module 12
Attirer des clients avec Instagram, Google et le démarchage
Rendre votre travail visible et aller à la rencontre des clients.
- Publier des réels, stories et carrousels selon un calendrier préparé à l’avance
- Soigner votre fiche d’établissement Google, avec photos et avis
- Mettre en ligne un site pensé pour la recherche locale
- Démarcher sociétés, galeries marchandes et commerces avant leurs temps forts
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Ce programme vous parle ? Recevez le détail des 12 modules et les tarifs par e-mail, sans engagement.
Recevoir le programmeLes outils fournis avec la formation
En plus des modules, vous recevez des documents prêts à personnaliser pour vos premiers clients, puis à réutiliser à chaque nouvel événement.
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Liste de fournisseurs
Location de mobilier, décoration, matériel, animation : les adresses utiles, classées par poste.
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Cahier des charges type
Les questions à poser et le document à faire valider par le client avant toute réservation.
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Tableau de budget événement
Tous les postes d’un événement, particulier ou entreprise, avec le suivi des paiements.
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Modèles de devis et de contrat
Des trames claires pour les particuliers et pour les entreprises.
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Rétroplanning et déroulé
Le planning de préparation et le déroulé minute par minute du jour J.
À la fin de la formation, vous saurez
- Qualifier une demande et rédiger un cahier des charges
- Bâtir un univers visuel et le présenter sur une planche d’inspiration
- Sélectionner la salle et coordonner les prestataires
- Dresser un rétroplanning et organiser l’installation
- Fixer ses tarifs et rédiger devis et contrats
- Faire connaître son activité auprès des particuliers et des entreprises
Où exercer ensuite
Fêtes de particuliers
Anniversaires, baptêmes, fêtes de famille : des clients que l’on trouve par les réseaux sociaux, la fiche Google et le bouche-à-oreille, et qui demandent un décor soigné.
Événements d’entreprise
Soirées annuelles, séminaires, inaugurations : les entreprises cherchent un prestataire fiable et reviennent souvent vers celui dont le premier événement s’est bien passé.
Centres commerciaux et boutiques
Décors de Noël, animations de Pâques, ouvertures : ces clients planifient leurs temps forts longtemps à l’avance. L’enjeu est de les approcher quelques mois avant.
Indépendante ou en complément
Vous pouvez vous lancer en micro-entreprise à côté d’un emploi, ou ajouter l’organisation à une activité existante de décoration ou de traiteur.
Cette formation est faite pour vous si…
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Reconversion vers l’événementiel
Vous voulez quitter un poste qui ne vous correspond plus pour un métier créatif et concret, et vous cherchez une méthode complète pour démarrer proprement.
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Organisatrices déjà actives en famille
Vous montez déjà des fêtes pour vos proches ou votre employeur, et vous voulez transformer ce talent en activité facturée, avec des devis et des contrats.
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Décoratrices à élargir
Vous décorez des événements mais vous aimeriez gérer le projet entier : budget, prestataires, coordination, pour vendre des prestations plus complètes.
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Assistantes et salariées d’entreprise
Vous organisez déjà des séminaires ou des soirées en interne et vous souhaitez travailler en indépendante pour plusieurs entreprises.
Questions fréquentes
Un diplôme est-il exigé pour exercer comme event planner ?
Non. En France, la profession d’organisateur ou d’organisatrice d’événements ne fait l’objet d’aucune réglementation. La formation donne une méthode (budget, rétroplanning, contrats, prestataires, décoration) et vous épargne les faux pas coûteux des premières missions.
Je n’ai jamais travaillé dans l’événementiel : puis-je me lancer ?
Oui. Le parcours démarre à la base : le métier, la clientèle visée, la création de l’activité, puis chaque phase de chaque événement, dès le premier échange jusqu’au bilan. Il convient aussi à celles qui organisent déjà des fêtes sans cadre précis.
Particuliers ou entreprises : faut-il choisir ?
Pas nécessairement. Beaucoup commencent par les fêtes privées, puis élargissent aux sociétés et aux acteurs professionnels comme les galeries marchandes ou les hôtels. Les trois univers sont traités, et vous décidez ensuite par lequel entrer.
La décoration fait-elle partie du programme ?
Oui, elle occupe deux modules : l’univers visuel (planche d’inspiration, teintes, visuel sur Canva), puis les décors et services à proposer (coin enfants, mise en scène, papeterie personnalisée, location de matériel).
La formation se suit-elle à distance ?
Oui, tout se passe en ligne : les vidéos se regardent à votre rythme, sur ordinateur ou sur mobile. Les modèles et exercices se récupèrent sur la plateforme et se personnalisent selon votre activité.
Financer votre formation event planner : CPF, Pôle emploi, OPCO
Selon votre situation, plusieurs dispositifs peuvent prendre en charge tout ou partie d’une formation. Les conditions dépendent de la formation choisie et de votre statut : voici les principaux, pour savoir quelles questions poser avant de vous inscrire.
Le CPF (compte personnel de formation)
Il finance uniquement les formations certifiantes, enregistrées au RNCP ou au Répertoire spécifique. Vérifiez toujours l’éligibilité d’une formation sur moncompteformation.gouv.fr avant de vous engager.
France Travail (ex-Pôle emploi)
Si vous êtes demandeur d’emploi, parlez de votre projet à votre conseiller : une aide individuelle à la formation peut être étudiée quand la formation sert votre retour à l’emploi. La décision se prend au cas par cas.
Les OPCO et fonds des indépendants
Si vous êtes salarié, votre employeur peut solliciter son OPCO. À votre compte, vous cotisez à un fonds selon votre activité : AGEFICE pour les commerçants, FAFCEA pour les artisans, FIF PL pour les professions libérales.
Le financement personnel
Beaucoup de personnes en reconversion financent elles-mêmes leur formation, parfois avec l’aide de leur entreprise ou d’un prêt. Demandez les modalités de paiement avant de vous inscrire.
Une question sur le financement ? Recevez le programme et les tarifs de la formation event planner, puis posez-nous votre question en répondant à l’e-mail.
Recevoir le programme et les tarifs
Prête à organiser votre premier événement ?
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